Teilen des Ordners
Der Ordner kann mit einem weiteren Benutzer von ParseDoc geteilt werden. Typischerweise mit einem externen Buchhalter oder einem Kollegen, der Belege erfasst. Teilen kann nur ein Konto mit einem kostenpflichtigen Tarif; der Gast benötigt keinen Tarif.
Ebenen
| Ebene | Erlaubt |
|---|---|
| Nur lesen | Belege anzeigen, herunterladen und exportieren |
| Belegprüfung | Zusätzlich Belege in der Prüfung bestätigen und zurückgeben |
| Vollzugriff | Zusätzlich Belege hinzufügen, löschen, umbenennen und erneut verarbeiten |
Die Ebene Belegprüfung ist die, die Sie dem Buchhalter geben möchten. Sie ermöglicht es ihm, Belege zu prüfen und zu bestätigen, aber nicht, sie zum Ordner hinzuzufügen oder daraus zu löschen.
Der Ordner bleibt auch bei vollem Zugriff Eigentum des Besitzers: der Gast kann ihn nicht umbenennen, archivieren, seine Standardeinstellungen ändern oder weitere Personen einladen.
Einladung
Das Teilen erfolgt in der Ordnerverwaltung durch eine Einladung per E-Mail. Ein Ordner kann maximal an fünf Personen geteilt werden. Der Eingeladene benötigt kein Konto vorab – die Einladung wird dem Konto zugeordnet, sobald er sich mit dieser E-Mail-Adresse anmeldet.
Die Einladung wird dem Gast im Fenster unmittelbar nach der Anmeldung angezeigt; wenn er Telegram verknüpft hat, wird ihm auch ein Bot darüber informieren. Wir senden keine E-Mail mit der Einladung, also informieren Sie ihn bitte selbst. Der Gast kann die Einladung annehmen oder verbergen – eine verborgene Einladung bleibt gespeichert und der Besitzer sieht sie als Von Gast verborgen.
Solange die Gegenseite die Einladung nicht annimmt, ist diese als wartend sichtbar. Der Besitzer kann jederzeit die Ebene ändern oder das Teilen widerrufen; die Belege verschwinden dadurch nicht, sie sind nur für den Gast nicht mehr sichtbar.
Credits beim Teilen
Der Kredit gehört demjenigen, dem der Ordner gehört, nicht demjenigen, der den Beleg hochgeladen hat. Der Beleg gehört dem Eigentümer und in dessen Aktivitäten ist sichtbar, wer ihn hinzugefügt hat. Wenn der Besitzer auf den Tarif Free wechselt, wird das Teilen ausgesetzt und nach Zahlung wieder aktiviert.
Was der Eingeladene nicht sieht
Nur der geteilte Ordner, im Auszug mit dem Abzeichen Geteilt von …. Er sieht keine anderen Ordner, Kontoeinstellungen, Abrechnung, Verknüpfungen mit der Buchhaltung oder die Aktivitäten des Besitzers. Belege aus dem geteilten Ordner werden ihm nicht in seinen Übersichten angerechnet und gelöschte Belege aus dem geteilten Ordner kann nur der Besitzer aus dem Papierkorb wiederherstellen.