Erstellung und Einstellung eines Ordners
Ordner werden in den Einstellungen (Ordnerverwaltung) verwaltet, einen neuen kann man aber auch direkt bei der Auswahl des Ordners über den Upload erstellen.
Was bei einem Ordner eingestellt wird
| Option | Wozu dient sie |
|---|---|
| Name | Wie der Ordner in den Auswahlen benannt wird, maximal hundert Zeichen |
| Farbe | Abzeichen in der Auflistung; ohne Farbe bleibt es grau |
| Wer ich bin | Name oder Firmenname und IČO (Identifikační číslo) für die Identität des Kontos |
| Dokumenttyp | Vorgefülltes Schema, z.B. Beleg für Kraftstoff bei einem Fahrzeug |
| Richtung und Art des Dokuments | Vorgefüllte Richtung oder gegebenenfalls die Art festgelegt (z.B. Gutschriften) |
| Zielformat | Was beim Upload angeboten wird und was über Webhook erfolgt |
| Buchhaltungswährung | Kommt nur beim Export nach Pohoda zum Einsatz |
| Firma in der Buchhaltung | In welche Firma in der verbundenen Buchhaltung die Dokumente gehen; der Button trägt den Namen des Dienstes, z.B. Fakturoid |
| Teilen | Wer den Ordner sehen kann, siehe eigene Seite |
Die Standardoptionen sind nur eine Vorauswahl, kein Lock. In den Fahrzeugordner wird früher oder später eine Rechnung für den Service gelangen und vor dem Upload kann sie umgeschaltet werden. Die aktuell über dem Upload festgelegten Optionen lassen sich mit einem Klick im Ordner speichern (Aktuelle Optionen als Standard speichern).
Identität der Firma im Ordner
Dies ist die wichtigste Option und wird dennoch am häufigsten übersehen. Ohne sie wird die Richtung des Dokuments anhand der Identität des gesamten Kontos bestimmt.
Sie wird über die Taste Wer ich bin im Ordner eingestellt, einschließlich der Überprüfung im Register ARES. In der Zeile des Ordners ist dann sichtbar, was für seine Dokumente gilt: entweder der eigene Name und IČO, oder derselbe Wert mit dem Hinweis aus den Konto-Einstellungen, oder eine Warnung, dass die Identität nirgendwo eingestellt ist.
Beispiel: Das Buchhaltungsbüro Alfa führt den Kunden Beta. In den Ordner „Beta" kommt eine Rechnung, die Beta ausgestellt hat. Ohne die überschreibende Identität bewertet ParseDoc sie als erhalten, weil Alfa darauf nirgends vermerkt ist. Mit überschreibender Identität kennzeichnet es sie korrekt als ausgestellt.
Es wird nach Feldern überschrieben: Der Ordner kann nur IČO festlegen und den Namen im Konto lassen, oder umgekehrt. Die Identität wird getrennt von den Standardoptionen gespeichert, sodass das Speichern des einen das andere nicht überschreibt.
Nicht zugeordnet
Dokumente ohne Ordner liegen zwischen den nicht zugeordneten. Nicht zugeordnet sind kein Ordner, haben keine Farbe oder Teilung, aber auch Standardoptionen für den Upload – diese werden in der Ordnerverwaltung in der ersten Zeile eingestellt und passen zum Konto. Dasselbe gilt für die Taste Wer ich bin in dieser Zeile: Sie ändert die Identität des gesamten Kontos, ebenso wie der Abschnitt Mein Unternehmen in den Einstellungen.
Benennung
Kurz und eindeutig. Namen erscheinen in Abzeichen in der Auflistung, wo wenig Platz ist, sodass ein langer Name gekürzt wird und von anderen nicht zu unterscheiden sein wird. In die E-Mail-Empfangsadresse wird der Name hinter einem Plus geschrieben, siehe E-Mail-Empfang.