Creación y configuración de un archivo
Los archivos se gestionan en la configuración (Gestión de archivos), pero también se puede crear uno nuevo directamente en la selección de archivos durante la carga.
Qué se configura en el archivo
| Opción | Para qué es |
|---|---|
| Nombre | Cómo se llama el archivo en las selecciones, hasta cien caracteres |
| Color | Insignia en la lista; sin color permanecerá gris |
| Quién soy | Nombre o razón social y IČO, que reemplazan la identidad de la cuenta |
| Tipo de documento | Esquema preestablecido, por ejemplo, recibo de combustible para un vehículo |
| Dirección y tipo de documento | Dirección preestablecida, o tipo fijo (por ejemplo, notas de crédito) |
| Formato objetivo | Qué se ofrecerá al cargar y qué se enviará a través de webhook |
| Moneda contable | Se aplica solo en la exportación a Pohoda |
| Empresa en contabilidad | A qué empresa en la contabilidad conectada van los documentos; el botón lleva el nombre del servicio, por ejemplo, Fakturoid |
| Compartición | A quién ve el archivo, ver página propia |
Las opciones predeterminadas son solo preconfiguraciones, no bloquean. En el archivo del vehículo, más tarde o más temprano, llegará una factura por el servicio y puede cambiarse antes de la carga. Las opciones que tenga actualmente configuradas sobre la carga se pueden guardar en el archivo con un solo clic (Guardar opciones actuales como predeterminadas).
Identidad de la empresa en el archivo
Esta es la opción más importante y, sin embargo, es la que más frecuentemente se omite. Sin ella, la dirección del documento se determina según la identidad de toda la cuenta.
Se configura con el botón Quién soy en el archivo, incluyendo la búsqueda en el registro ARES. En la fila del archivo se puede ver qué aplica a sus documentos: ya sea el propio nombre y IČO, o el mismo valor con la nota de la configuración de la cuenta, o una advertencia de que la identidad no está configurada en ninguna parte.
Ejemplo: la firma contable Alfa lleva al cliente Beta. En el archivo "Beta" llega una factura que Beta emitió. Sin la identidad reemplazada, ParseDoc la clasificará como recibida, porque Alfa no aparece en ninguna parte. Con la identidad reemplazada, la etiquetará correctamente como emitida.
Se reemplaza por campos: el archivo puede señalar solo el IČO y dejar el nombre en la cuenta, o viceversa. La identidad se guarda por separado de las opciones predeterminadas, por lo que guardar una no sobrescribirá la otra.
No clasificados
Los documentos sin archivo quedan entre los no clasificados. Los no clasificados no son archivos, no tienen color ni compartición, pero también tienen opciones predeterminadas para la carga — se configuran en la gestión de archivos en la primera fila y están en la cuenta. Lo mismo se aplica al botón Quién soy en esa fila: cambia la identidad de toda la cuenta, al igual que la sección Mi empresa en la configuración.
Nombramiento
De manera breve y clara. Los nombres aparecen en las insignias de la lista, donde hay poco espacio, por lo que un nombre largo se truncará y será indistinguible de los demás. En la dirección para recibir por correo electrónico, el nombre se escribe detrás del más, ver Recepción por correo electrónico.