Identidad de la empresa y dirección del documento
La dirección del documento — recibido o emitido — se determina comparando la identidad de su cuenta con la del proveedor y el cliente en el documento.
Cómo funciona
- En el documento hay dos partes, proveedor y cliente.
- El servicio intenta encontrar su IČO, o el DIČ checo, que lo contiene en una de ellas.
- Cuando lo encuentra en el cliente, el documento es recibido. Cuando está en el proveedor, emitido. La coincidencia del IČO es una certeza y sobrepasa la dirección que eligió al subir.
- Si no hay IČO en ninguna parte, se compara el nombre de la empresa con una tolerancia a errores tipográficos. La coincidencia del nombre determinará la dirección solo donde usted la dejó reconocer. Si eligió la dirección usted mismo y el nombre dice lo contrario, habrá una discrepancia.
- Si no coincide nada, se considera el documento como recibido.
En el detalle del documento se puede ver en base a qué se determinó la dirección: según el IČO, según el nombre, o que su empresa no está en el documento.
Por qué IČO y no el nombre
El nombre se escribe de diferentes maneras en los documentos: “Alfa s.r.o.", “ALFA sro", “Alfa, spol. s r. o.". La comparación de nombres es por tanto solo una vía de respaldo, que busca similitudes, no coincidencias. El IČO es inequívoco, por lo que no se aplica tolerancia: dos empresas pueden tener un IČO que difiere solo en un dígito.
Dónde se establece la identidad
En dos lugares, y el orden es decisivo:
- En el archivo — con el botón ¿Quién soy? en la gestión de archivos. Tiene prioridad y esto lo desea la empresa contable.
- En la cuenta (Configuración → Mi empresa) — se utilizará cuando el archivo no tenga identidad propia.
Sin una identidad completada, la opción Reconocer automáticamente al subir no se ofrece y el documento es recibido, hasta que usted diga lo contrario.
En la fila del archivo se muestra qué se aplica a sus documentos: ya sea el nombre y el IČO propios, o el mismo valor con la anotación desde la configuración de la cuenta, o una advertencia de que la identidad no está establecida en ninguna parte.
Más empresas propias
Si usted lleva más de una empresa en una cuenta, dé a cada una un archivo propio con su propia identidad. No se pueden configurar ambas en la cuenta, ni tendría sentido — el servicio no podría identificar a cuál pertenece el documento.
Búsqueda en ARES
En todos los lugares donde se introduce la identidad — en la ventana de bienvenida, en la configuración de la cuenta y en el archivo — se puede buscar el IČO y el nombre en el registro ARES con el botón Cargar de ARES: con el IČO completado se añadirá el nombre oficial, y con parte del nombre (al menos tres caracteres) se ofrecerá una lista de empresas para seleccionar. El registro se utiliza solo aquí, no se pregunta por los documentos.