Criação e configuração de pasta
As pastas são gerenciadas nas configurações (Gerenciamento de pastas), mas é possível criar uma nova diretamente na seleção de pasta durante o upload.
O que é configurado em uma pasta
| Opção | Para que serve |
|---|---|
| Nome | Como a pasta é chamada nas seleções, no máximo cem caracteres |
| Cor | Sinal na listagem; sem cor, permanece cinza |
| Quem sou | Nome ou razão social e IČO (identificação fiscal) que substituirá a identidade da conta |
| Tipo de documento | Modelo pré-preenchido, como recibo de combustível para um veículo |
| Direção e tipo de documento | Direção pré-preenchida, possivelmente um tipo fixo (como notas de crédito) |
| Formato de destino | O que será oferecido durante o upload e o que será enviado via webhook |
| Moeda contábil | Aplica-se somente na exportação para Pohoda |
| Empresa na contabilidade | Para qual empresa na contabilidade conectada os documentos vão; o botão traz o nome do serviço, como Fakturoid |
| Compartilhamento | Para quem a pasta é visível, veja página própria |
As opções padrão são apenas pré-preenchimentos, não bloqueios. Para a pasta do veículo, eventualmente chegará uma fatura de manutenção, e antes do upload, é possível alternar. As opções que você tem configuradas durante o upload podem ser salvas na pasta com um clique (Salvar opções atuais como padrão).
Identidade da empresa na pasta
Essa é a opção mais importante e, ao mesmo tempo, a mais frequentemente esquecida. Sem ela, a direção do documento é determinada pela identidade de toda a conta.
É configurada pelo botão Quem sou na pasta, incluindo a busca no registro ARES. Na linha da pasta, é possível ver o que é válido para seus documentos: ou o próprio nome e IČO, ou o mesmo valor com a anotação da configuração da conta, ou um aviso de que a identidade não está configurada em nenhum lugar.
Exemplo: a empresa contábil Alfa atende o cliente Beta. Para a pasta "Beta" chega uma fatura emitida por Beta. Sem a identidade alterada, a ParseDoc a considera como recebida, pois Alfa não aparece em nenhuma parte. Com a identidade alterada, a classifica corretamente como emitida.
A alteração é feita por campos: a pasta pode determinar apenas o IČO e deixar o nome na conta, ou vice-versa. A identidade é salva separadamente das opções padrão, então salvar uma não sobrescreve a outra.
Não categorizado
Documentos sem uma pasta ficam entre os não categorizados. Os não categorizados não são pastas, não têm cor nem compartilhamento, mas também têm opções padrão de upload — elas são configuradas na administração de pastas na primeira linha e estão na conta. O mesmo se aplica ao botão Quem sou nessa linha: muda a identidade de toda a conta, assim como a seção Minha empresa nas configurações.
Nomeação
Curto e inequívoco. Os nomes aparecem nos emblemas na listagem, onde há pouco espaço, portanto um nome longo será cortado e se tornará indistinguível dos outros. No endereço para recebimento por e-mail, o nome é escrito após o sinal de mais, veja Recebimento por e-mail.