Identidade da empresa e direção do documento

A direção do documento — recebido ou emitido — é determinada comparando a identidade da sua conta com o fornecedor e o cliente no documento.

Como funciona

1. No documento existem duas partes, fornecedor e cliente.
2. O serviço tentará encontrar seu IČO ou DIČ checo que o contém em uma delas.
3. Quando encontra-o no cliente, o documento é recebido. Quando no fornecedor, emitido. A correspondência do IČO é definitiva e sobrepõe-se à direção escolhida ao fazer o upload.
4. Quando o IČO não está presente, o nome da empresa é comparado com uma tolerância a erros de digitação. A correspondência do nome determinará a direção apenas onde você permitiu o reconhecimento. Se você escolheu a direção manualmente e o nome diz o contrário, resultará em uma contradição.
5. Quando nada corresponde, o documento é considerado recebido.

Nos detalhes do documento, pode-se ver com base em que a direção foi determinada: pelo IČO, pelo nome, ou que sua empresa não está no documento.

Por que IČO e não nome

Os nomes são escritos de maneira diferente em documentos: "Alfa s.r.o.", "ALFA sro", "Alfa, spol. s r. o.". A comparação de nomes é portanto apenas um caminho secundário, que busca semelhança, não correspondência. O IČO é inequívoco, por isso a tolerância não é aplicada: duas empresas podem ter IČOs que diferem em um único dígito.

Onde a identidade é configurada

Em dois lugares, e a ordem decide:

1. Na pasta — com o botão Quem sou eu na Gestão de pastas. Tem prioridade e isso é o que a empresa contábil deseja.
2. Na conta (Configurações → Minha empresa) — será usada quando a pasta não tiver identidade própria.

Sem a identidade preenchida, a opção Reconhecer automaticamente ao fazer upload não é oferecida, e o documento é recebido até que você diga o contrário.

Na linha da pasta, pode-se ver o que se aplica aos seus documentos: ou o nome e IČO próprios, ou o mesmo valor com a anotação do(a) configuração da conta, ou um aviso de que a identidade não está configurada em lugar nenhum.

Mais de uma empresa própria

Se você gerencia mais de uma empresa em uma conta, forneça a cada uma sua própria pasta com sua própria identidade. Não é possível configurar ambas na conta e isso também não faria sentido — o serviço não saberia a que empresa o documento pertence.

Busca no ARES

Em todos os lugares onde a identidade é inserida — na janela de boas-vindas, nas configurações da conta e na pasta — o IČO e o nome podem ser recuperados do registro ARES com o botão Carregar do ARES: preenchendo o IČO, ele adiciona o nome oficial, e com parte do nome (pelo menos três caracteres) oferece uma lista de empresas para escolha. O registro é utilizado apenas aqui, não se pergunta sobre documentos.