Membuat dan Mengatur Arsip
Arsip dikelola dalam pengaturan (Manajemen Arsip), namun Anda juga dapat langsung membuat arsip baru di atas pengunggahan.
Apa yang Ditetapkan pada Arsip
| Pilihan | Kegunaan |
|---|---|
| Nama | Nama arsip dalam pilihan, maksimal seratus karakter |
| Warna | Tanda dalam daftar; tanpa warna akan tetap abu-abu |
| Siapa saya | Nama atau nama perusahaan dan IČO, yang akan menggantikan identitas akun |
| Jenis dokumen | Skema yang sudah terisi, seperti kwitansi bahan bakar untuk kendaraan |
| Arah dan jenis dokumen | Arah yang telah terisi sebelumnya, atau jenis secara tetap (seperti nota kredit) |
| Format tujuan | Apa yang ditawarkan saat mengunggah dan yang akan dikirim melalui webhook |
| Mata uang akuntansi | Hanya berlaku untuk ekspor ke Pohoda |
| Perusahaan di akuntansi | Perusahaan mana dalam akuntansi terhubung yang menerima dokumen; tombol menampilkan nama layanan, misalnya Fakturoid |
| Berbagi | Siapa yang dapat melihat arsip, lihat halaman sendiri |
Pilihan default hanya merupakan pengisian otomatis, bukan penguncian. Faktur untuk pelayanan akan datang ke arsip kendaraan lebih cepat atau lambat, dan sebelum diunggah, dokumen tersebut dapat diswitch. Pilihan yang Anda atur saat mengunggah dapat disimpan di arsip hanya dengan satu klik (Simpan pilihan saat ini sebagai default).
Identitas Perusahaan di Arsip
Ini adalah pilihan terpenting dan seringkali terlewatkan. Tanpa ini, arah dokumen ditentukan berdasarkan identitas seluruh akun.
Ditetapkan dengan tombol Siapa saya di arsip, termasuk pencarian di registri ARES. Di baris arsip, terlihat apa yang berlaku untuk dokumen-dokumennya: bisa saja nama dan IČO sendiri, atau nilai yang sama dengan catatan dari pengaturan akun, atau peringatan bahwa identitas tidak diatur di mana pun.
Contoh: firma akuntansi Alfa melayani klien Beta. Faktur yang diterbitkan oleh Beta akan masuk ke arsip "Beta". Tanpa identitas yang diubah, ParseDoc akan menilai faktur itu sebagai diterima, karena nama Alfa tidak terdapat di situ. Dengan identitas yang diubah, itu akan ditandai dengan benar sebagai diterbitkan.
Pengisian dilakukan per bidang: arsip dapat menetapkan hanya IČO dan membiarkan nama pada akun, atau sebaliknya. Identitas disimpan terpisah dari pilihan default, jadi menyimpan satu tidak akan menggantikan yang lain.
Tidak Terklasifikasi
Dokumen tanpa arsip terletak di antara yang tidak terklasifikasi. Yang tidak terklasifikasi bukan arsip, tidak memiliki warna atau berbagi, tetapi pilihan default pengunggahan juga ada — diatur dalam manajemen arsip pada baris pertama dan sesuai dengan akun. Hal yang sama berlaku untuk tombol Siapa saya pada baris tersebut: mengubah identitas seluruh akun, sama seperti bagian Perusahaan Saya dalam pengaturan.
Penamaan
Singkat dan jelas. Nama muncul dalam tanda dalam daftar, di mana ruang terbatas, jadi nama yang panjang akan dipotong dan akan tampak serupa dengan lainnya. Untuk alamat penerimaan melalui email, nama ditulis setelah plus, lihat Penerimaan melalui email.