Tạo và cấu hình thư mục
Thư mục được quản lý trong cài đặt (Quản lý thư mục), bạn cũng có thể tạo mới ngay trong lựa chọn thư mục trên phần tải lên.
Những gì được cấu hình trong thư mục
| Tùy chọn | Mục đích |
|---|---|
| Tên | Tên thư mục trong các lựa chọn, tối đa một trăm ký tự |
| Màu sắc | Biểu tượng trong danh sách; không có màu sẽ giữ nguyên màu xám |
| Tôi là ai | Tên hoặc tên công ty và IČO, sẽ thay thế danh tính tài khoản |
| Loại tài liệu | Mẫu được điền sẵn, chẳng hạn hóa đơn nhiên liệu cho phương tiện |
| Hướng và loại tài liệu | Hướng được điền sẵn, hoặc loại cố định (chẳng hạn hóa đơn điều chỉnh) |
| Định dạng đầu ra | Những gì được đề xuất khi tải lên và những gì được gửi qua webhook |
| Tiền tệ kế toán | Chỉ được áp dụng khi xuất sang Pohoda |
| Công ty trong kế toán | Công ty nào trong hệ thống kế toán liên kết nhận tài liệu; nút bấm mang tên dịch vụ, chẳng hạn Fakturoid |
| Chia sẻ | Ai có thể thấy thư mục, xem trang riêng |
Tùy chọn mặc định chỉ là thông tin được điền sẵn, không phải là khóa. Vào một lúc nào đó, hóa đơn cho dịch vụ sẽ xuất hiện trong thư mục phương tiện và nó có thể được chuyển đổi trước khi tải lên. Những lựa chọn bạn đã cấu hình trước trên phần tải lên có thể được lưu lại ở thư mục chỉ với một cú nhấp chuột (Lưu lựa chọn hiện tại làm mặc định).
Danh tính công ty trong thư mục
Đây là tùy chọn quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ qua nhất. Không có nó, hướng của tài liệu được xác định theo danh tính của toàn bộ tài khoản.
Nó được cấu hình bằng nút Tôi là ai trong thư mục, bao gồm việc tìm kiếm trong sổ đăng ký ARES. Trong hàng thư mục, bạn có thể thấy điều gì áp dụng cho tài liệu của nó: hoặc là tên và IČO của bạn, hoặc là giá trị đó cùng với chú thích từ cài đặt tài khoản, hoặc cảnh báo rằng danh tính không được cấu hình ở đâu cả.
Ví dụ: công ty kế toán Alfa dẫn dắt khách hàng Beta. Hóa đơn do Beta phát hành sẽ vào thư mục “Beta”. Nếu danh tính không được thay đổi, ParseDoc sẽ đánh giá nó là hóa đơn nhận, vì Alfa không có ở đâu trên đó. Với danh tính đã được thay đổi, nó sẽ được đánh dấu đúng là hóa đơn phát hành.
Danh tính được thay đổi theo các trường: thư mục chỉ có thể xác định IČO và để tên lại cho tài khoản, hoặc ngược lại. Danh tính được lưu riêng biệt với các tùy chọn mặc định, vì vậy việc lưu một cái sẽ không ghi đè cái kia.
Chưa phân loại
Tài liệu không có thư mục nằm giữa những tài liệu chưa phân loại. Những tài liệu chưa phân loại không phải là thư mục, chúng không có màu sắc hay chia sẻ, nhưng cũng có tùy chọn mặc định cho việc tải lên – được cấu hình trong quản lý thư mục trên hàng đầu tiên và áp dụng cho tài khoản. Điều tương tự cũng áp dụng cho nút Tôi là ai trên hàng đó: nó thay đổi danh tính của toàn bộ tài khoản, giống như phần Công ty của tôi trong cài đặt.
Đặt tên
Ngắn gọn và rõ ràng. Các tên xuất hiện trong biểu tượng trong danh sách, nơi không có nhiều không gian, vì vậy tên dài sẽ bị cắt ngắn và sẽ không thể phân biệt với các tên khác. Trong địa chỉ cho việc nhận qua email, tên được viết sau dấu cộng, xem Nhận qua email.