Creazione e impostazione di un fascicolo
I fascicoli vengono gestiti nelle impostazioni (Gestione fascicoli), è possibile creare un nuovo fascicolo direttamente nella selezione del fascicolo sopra il caricamento.
Cosa si imposta per un fascicolo
| Opzione | A cosa serve |
|---|---|
| Nome | Come si chiama il fascicolo nelle selezioni, massimo cento caratteri |
| Colore | Distintivo nell'elenco; senza colore rimane grigio |
| Chi sono | Nome o ragione sociale e IČO, che sovrascrive l'identità dell'account |
| Tipo di documento | Schema precompilato, ad esempio ricevuta di carburante per veicolo |
| Direzione e tipo di documento | Direzione precompilata, eventualmente tipo fisso (ad esempio note di credito) |
| Formato di destinazione | Cosa viene offerto durante il caricamento e cosa viene inviato tramite webhook |
| Valuta contabile | Si applica solo per l'esportazione in Pohoda |
| Azienda nella contabilità | A quale azienda nella contabilità collegata vanno i documenti; il pulsante riporta il nome del servizio, ad esempio Fakturoid |
| Condivisione | Chi può vedere il fascicolo, vedi pagina personale |
Le impostazioni predefinite sono solo compilazioni automatiche, non un blocco. Nel fascicolo veicolare, prima o poi, arriverà una fattura per il servizio e prima del caricamento può essere modificata. Le opzioni attualmente impostate sopra il caricamento possono essere salvate nel fascicolo con un clic (Salva le opzioni attuali come predefinite).
Identità dell'azienda nel fascicolo
Questa è l'opzione più importante e viene spesso trascurata. Senza di essa, la direzione del documento viene determinata in base all'identità dell'intero account.
Si imposta con il pulsante Chi sono nel fascicolo, incluso il reperimento nel registro ARES. Nella riga del fascicolo è quindi visibile quale identificazione è valida per i suoi documenti: o il proprio nome e IČO, oppure lo stesso valore con la nota da impostazioni account, o un avviso che l'identità non è impostata da nessuna parte.
Esempio: la società di contabilità Alfa gestisce il cliente Beta. Nel fascicolo "Beta" arriva una fattura emessa da Beta. Senza l'identità sovrascritta, ParseDoc la classificherà come ricevuta, perché Alfa non è da nessuna parte. Con l'identità sovrascritta, la contrassegnerà correttamente come emessa.
Si sovrascrive attraverso i campi: il fascicolo può specificare solo l'IČO e lasciare il nome sull'account, o viceversa. L'identità viene memorizzata separatamente dalle impostazioni predefinite, quindi il salvataggio di una non sovrascrive l'altra.
Non classificato
I documenti senza fascicolo si trovano tra i non classificati. I non classificati non sono fascicoli, non hanno colore né condivisione, ma hanno comunque le impostazioni predefinite di caricamento — si impostano nella gestione dei fascicoli sulla prima riga e si applicano all'account. Lo stesso vale per il pulsante Chi sono su quella riga: cambia l'identità dell'intero account, così come la sezione La mia azienda nelle impostazioni.
Denominazione
Breve e chiara. I nomi appaiono nei distintivi nell'elenco, dove c'è poco spazio, quindi un nome lungo viene troncato e risulta indistinguibile dagli altri. Nell'indirizzo per ricevere e-mail, il nome viene scritto dopo il più, vedi Ricezione e-mail.