Verarbeitung des ersten Dokuments
Wir durchlaufen den gesamten Prozess vom Datei bis zur Ausgabe. Rechnen Sie damit, dass das erste Dokument ein paar Minuten in Anspruch nimmt — nicht wegen der Verarbeitung, sondern weil Sie sich Dinge anschauen, die Sie dann schon selbstverständlich nehmen werden.
1. Hochladen
Auf der Registerkarte Dokumente gibt es oben einen Bereich zum Ziehen von Dateien. Ziehen Sie eine PDF-Datei hinein oder klicken Sie darauf und wählen Sie die Datei aus. Es können auch mehrere Dateien gleichzeitig verarbeitet werden (maximal zwanzig auf einmal) und auch ein Foto von Ihrem Mobilgerät.
Über dem Bereich gibt es eine Auswahl für das Archiv, den Dokumenttyp, das Zielformat und die Richtung. Lassen Sie für das erste Dokument den Typ und die Richtung auf Automatisch erkennen.
Das Dokument erscheint sofort in der Liste mit dem Status Wartet in der Warteschlange, dann Verarbeite. Die Verarbeitung erfolgt auf dem Server, sodass Sie den Browser schließen und später zurückkehren können.
2. Verarbeitung
Was passiert in der Zwischenzeit:
- Der Text wird aus der Datei extrahiert. Bei digitalen PDFs direkt aus der Textebene, bei Scans und Fotos über OCR, falls es aktiviert ist. Das Foto wird vor der Umwandlung gerade gerückt.
- Das Modell erkennt den Dokumenttyp (Rechnung, Quittung, Tankquittung) und liest die einzelnen Felder — Lieferant, Abnehmer, Beträge, Daten, Positionen.
- Es werden Prüfungen gestartet: Summen der Positionen gegen die Steuerbasis, Kontrollziffer des IČO, Form des IBAN, Mehrwertsteuersätze, Gültigkeit des DIČ im VIES-Register und andere.
- Das Dokument geht in den Status Wartet auf Prüfung. Wenn Sie die Prüfung in den Einstellungen deaktiviert haben, wird es direkt in den Status Abgeschlossen wechseln.
3. Prüfung
Durch einen Klick auf den Dokumentnamen öffnet sich ein Fenster: links das Original, rechts das Formular mit den Daten. Über dem Formular befindet sich eine Liste der Funde — was die Prüfungen gefunden haben und warum das Dokument wartet.
Standardmäßig wartet jedes Dokument auf Bestätigung. Bis Sie es bestätigen, kann es weder heruntergeladen noch in die Buchhaltung gesendet werden, und der Webhook wird nicht verschickt. Wenn Sie nicht alles bestätigen möchten, können Sie in den Einstellungen die Prüfung nur für Dokumente mit Funden aktivieren oder sie ganz deaktivieren.
4. Ausgabe
Das Herunterladen ist in beliebigem Format möglich, nicht nur in dem, das Sie beim Hochladen gewählt haben: ISDOC, Pohoda, Money S3, UBL, CII, JSON, XML, CSV, Excel, PDF und weitere. Das Herunterladen kostet nichts, auch nicht bei wiederholtem Download. Oder Sie senden das Dokument direkt mit der Schaltfläche in der Zeile in die verbundene Buchhaltung.
Tipp: Bevor Sie eine Batch hochladen, überprüfen Sie an einem Dokument, ob Ihre Buchhaltung die generierte Datei wirklich akzeptiert. Ein Format, das dem Standard entspricht, kann möglicherweise nicht in das spezifische Programm importiert werden.