Processamento do primeiro documento
Vamos percorrer todo o caminho desde o arquivo até a saída. Espere que o primeiro documento leve alguns minutos — não por causa do processamento, mas porque você estará analisando coisas que depois já considerará como evidentes.
1. Upload
Na aba Documentos, há uma área no topo para arrastar arquivos. Arraste um PDF para essa área ou clique nela para selecionar o arquivo. Também é possível fazer upload de vários arquivos ao mesmo tempo (no máximo vinte em um lote) e até de uma foto do celular.
Acima da área, há uma seleção de pasta, tipo de documento, formato de destino e direção. Para o primeiro documento, mantenha o tipo e direção em Reconhecer automaticamente.
O documento logo aparecerá na lista com o status Aguardando na fila, depois Processando. O processamento ocorre no servidor, então você pode fechar o navegador e voltar mais tarde.
2. Processamento
O que acontece nesse meio tempo:
- O texto é extraído do arquivo. Para PDFs digitais, diretamente da camada de texto, e para scans e fotos através de OCR, se você o tiver ativado. A foto é ajustada antes da transcrição.
- O modelo reconhece o tipo de documento (fatura, recibo, recibo de combustível) e lê os campos individuais — fornecedor, cliente, valores, datas, itens.
- As validações são realizadas: somas dos itens contra a base de cálculo do imposto, dígitos de controle do IČO, formato do IBAN, taxas de IVA, validade do DIČ no registro VIES e mais.
- O documento passa para o estado Aguardando validação. Se você tiver a validação desativada nas configurações, ele passa diretamente para Concluído.
3. Validação
Clicando no nome do documento, uma janela se abrirá: à esquerda, o original; à direita, o formulário com os dados. Acima do formulário, há uma lista de achados — o que as validações encontraram e por que o documento está aguardando.
Por padrão, cada documento aguarda confirmação. Enquanto você não confirmar, não será possível baixar nem enviar para a contabilidade, e o webhook não será disparado. Quem não quiser confirmar tudo, pode ativar a validação apenas para documentos com achados nas configurações, ou desativá-la completamente.
4. Saída
É possível baixar em qualquer formato, não apenas naquele que você escolheu ao fazer o upload: ISDOC, Pohoda, Money S3, UBL, CII, JSON, XML, CSV, Excel, PDF e outros. O download não tem custo, nem quando feito repetidamente. Ou você pode enviar o documento diretamente para a contabilidade conectada pressionando o botão na linha.
Dica: antes de começar a fazer o upload de um lote, verifique em um documento se a sua contabilidade realmente aceita o arquivo gerado. Um formato que esteja de acordo com a norma pode não passar pela importação em um programa específico.