Procesamiento del primer documento
Recorreremos todo el trayecto desde el archivo hasta la salida. Ten en cuenta que el primer documento tomará unos minutos — no por el procesamiento, sino porque estarás revisando cosas que luego considerarás evidentes.
1. Carga
En la pestaña Documentos hay un área en la parte superior para arrastrar archivos. Arrastra un PDF a ella, o haz clic y selecciona el archivo. También puede manejar varios archivos a la vez (máximo veinte en un solo lote) e incluso una foto desde el móvil.
Sobre el área hay una selección de carpeta, tipo de documento, formato de destino y dirección. Para el primer documento, deja el tipo y la dirección en Detectar automáticamente.
El documento aparecerá inmediatamente en la lista con el estado Esperando en la cola, luego Procesando. El procesamiento se lleva a cabo en el servidor, por lo que puedes cerrar el navegador y volver más tarde.
2. Procesamiento
Lo que sucede mientras tanto:
- Se extrae el texto del archivo. En el PDF digital, directamente de la capa de texto; en el escaneado y la foto mediante OCR, si lo tienes activado. La foto se ajusta antes de la transcripción.
- El modelo reconoce el tipo de documento (factura, recibo, recibo de combustible) y lee cada campo: proveedor, cliente, montos, fechas, artículos.
- Se llevan a cabo controles: sumas de artículos contra la base imponible, dígitos de control del IČO, formato del IBAN, tasas de IVA, validez del DIČ en el registro VIES y otros.
- El documento pasa al estado Esperando revisión. Si tienes desactivada la revisión en la configuración, pasa directamente a Completado.
3. Revisión
Al hacer clic en el nombre del documento se abre una ventana: a la izquierda el original, a la derecha el formulario con los datos. Sobre el formulario hay una lista de hallazgos — lo que encontraron los controles y por qué el documento está en espera.
Por defecto, cada documento espera confirmación. Hasta que no lo confirmes, no se puede descargar ni enviar a la contabilidad y no se enviará el webhook. Quien no quiere confirmar todo, puede activar la revisión solo para documentos con hallazgos en la configuración, o desactivarla completamente.
4. Salida
Se puede descargar en cualquier formato, no solo en el que elegiste al cargar: ISDOC, Pohoda, Money S3, UBL, CII, JSON, XML, CSV, Excel, PDF y otros. La descarga no tiene costo, ni siquiera repetidamente. O envía el documento directamente a la contabilidad conectada con el botón junto a la fila.
Consejo: antes de comenzar a cargar un lote, verifica en un documento que tu contabilidad realmente acepte el archivo generado. Un formato que cumple con la norma aún puede no pasar la importación de un programa específico.