Zpracování prvního dokladu
Projdeme celou cestu od souboru po výstup. Počítejte s tím, že první doklad zabere pár minut — ne kvůli zpracování, ale proto, že se budete dívat na věci, které pak už budete brát jako samozřejmost.
1. Nahrání
Na záložce Dokumenty je nahoře plocha pro přetažení souborů. Přetáhněte na ni PDF, nebo na ni klikněte a soubor vyberte. Zvládne i víc souborů najednou (nejvýš dvacet v jedné dávce) a i fotku z mobilu.
Nad plochou je výběr šanonu, typu dokladu, cílového formátu a směru. Pro první doklad nechte typ i směr na Rozpoznat automaticky.
Doklad se hned objeví ve výpisu se stavem Čeká ve frontě, pak Zpracovávám. Zpracování běží na serveru, takže můžete zavřít prohlížeč a vrátit se později.
2. Zpracování
Co se mezitím děje:
- Ze souboru se vytáhne text. U digitálního PDF přímo z textové vrstvy, u skenu a fotky přes OCR, pokud ho máte zapnuté. Fotka se před přepisem srovná.
- Model pozná typ dokladu (faktura, účtenka, účtenka za palivo) a přečte jednotlivá pole — dodavatele, odběratele, částky, data, položky.
- Spustí se kontroly: součty položek proti základu daně, kontrolní číslice IČO, tvar IBAN, sazby DPH, platnost DIČ v registru VIES a další.
- Doklad přejde do stavu Čeká na kontrolu. Když máte kontrolu v nastavení vypnutou, přejde rovnou do Dokončeno.
3. Kontrola
Kliknutím na název dokladu se otevře okno: vlevo originál, vpravo formulář s daty. Nad formulářem je seznam nálezů — co kontroly našly a proč doklad čeká.
Ve výchozím nastavení čeká na potvrzení každý doklad. Dokud ho nepotvrdíte, nejde stáhnout ani odeslat do účetnictví a neodejde webhook. Kdo nechce potvrzovat všechno, si v nastavení zapne kontrolu jen u dokladů s nálezem, nebo ji vypne úplně.
4. Výstup
Stáhnout jde v libovolném formátu, ne jen v tom, který jste zvolili při nahrání: ISDOC, Pohoda, Money S3, UBL, CII, JSON, XML, CSV, Excel, PDF a další. Stahování nic nestojí, ani opakovaně. Nebo doklad pošlete rovnou do propojeného účetnictví tlačítkem u řádku.
Tip: než začnete nahrávat dávku, ověřte na jednom dokladu, že vaše účetnictví vygenerovaný soubor opravdu přijme. Formát, který odpovídá normě, ještě nemusí projít importem konkrétního programu.