Xử lý tài liệu đầu tiên
Chúng ta sẽ đi qua toàn bộ quá trình từ tệp đến đầu ra. Hãy chuẩn bị rằng tài liệu đầu tiên sẽ mất vài phút — không phải do xử lý, mà vì bạn sẽ xem những thứ mà sau này bạn sẽ coi là hiển nhiên.
1. Tải lên
Trên tab Tài liệu, có một khu vực phía trên để kéo thả các tệp. Kéo tệp PDF lên đó, hoặc nhấp vào đó và chọn tệp. Bạn có thể tải lên nhiều tệp cùng một lúc (tối đa hai mươi tệp trong một lô) và cả ảnh từ điện thoại di động.
Ở trên khu vực là lựa chọn thư mục, loại tài liệu, định dạng mục tiêu và hướng. Đối với tài liệu đầu tiên, hãy giữ loại và hướng ở Tự động nhận dạng.
Tài liệu sẽ ngay lập tức xuất hiện trong danh sách với trạng thái Đang chờ trong hàng, sau đó Đang xử lý. Quá trình xử lý diễn ra trên máy chủ, vì vậy bạn có thể đóng trình duyệt và quay lại sau.
2. Xử lý
Trong thời gian này, điều gì đang diễn ra:
- Văn bản được trích xuất từ tệp. Đối với PDF kỹ thuật số, văn bản được trích xuất trực tiếp từ lớp văn bản, đối với quét và ảnh qua OCR, nếu bạn đã bật. Ảnh được căn chỉnh trước khi ghi lại.
- Mô hình nhận biết loại tài liệu (hóa đơn, biên lai, biên lai nhiên liệu) và đọc các trường riêng lẻ — nhà cung cấp, khách hàng, số tiền, ngày tháng, mục.
- Các kiểm tra được khởi chạy: tổng các mục so với cơ sở thuế, chữ số kiểm tra IČO, định dạng IBAN, tỷ lệ VAT, tính hợp lệ của DIČ trong danh sách VIES và nhiều kiểm tra khác.
- Tài liệu chuyển sang trạng thái Đang chờ kiểm tra. Nếu bạn đã tắt kiểm tra trong cài đặt, nó sẽ chuyển thẳng vào Hoàn thành.
3. Kiểm tra
Nhấp vào tên tài liệu sẽ mở ra một cửa sổ: bên trái là bản gốc, bên phải là biểu mẫu với dữ liệu. Trên biểu mẫu là danh sách các phát hiện — những gì các kiểm tra đã tìm thấy và tại sao tài liệu đang chờ.
Theo mặc định, mỗi tài liệu đều chờ xác nhận. Cho đến khi bạn xác nhận nó, bạn không thể tải xuống hoặc gửi vào kế toán và webhook sẽ không được gửi đi. Những ai không muốn xác nhận mọi thứ có thể bật kiểm tra chỉ cho các tài liệu có phát hiện trong cài đặt, hoặc tắt hoàn toàn.
4. Đầu ra
Bạn có thể tải xuống ở bất kỳ định dạng nào, không chỉ ở định dạng mà bạn đã chọn khi tải lên: ISDOC, Pohoda, Money S3, UBL, CII, JSON, XML, CSV, Excel, PDF và nhiều định dạng khác. Tải xuống không tốn phí, ngay cả khi thực hiện nhiều lần. Hoặc bạn có thể gửi tài liệu trực tiếp vào kế toán đã kết nối bằng nút bên cạnh hàng.
Mẹo: trước khi bắt đầu tải lên một lô, hãy kiểm tra trên một tài liệu xem kế toán của bạn có thực sự chấp nhận tệp được tạo ra hay không. Định dạng tuân theo tiêu chuẩn vẫn có thể không qua được việc nhập khẩu của chương trình cụ thể.