Traitement du premier document
Nous allons parcourir tout le chemin, du fichier à la sortie. Préparez-vous, le premier document prendra quelques minutes — non pas à cause du traitement, mais parce que vous allez regarder des choses que vous prendrez ensuite pour acquises.
1. Chargement
Dans l'onglet Documents, il y a en haut une zone de dépôt de fichiers. Faites glisser un PDF sur celle-ci, ou cliquez dessus et sélectionnez un fichier. Vous pouvez même charger plusieurs fichiers à la fois (jusqu’à vingt à la fois) ainsi qu'une photo depuis un mobile.
Au-dessus de la zone se trouvent des choix pour le classeur, le type de document, le format cible et la direction. Pour le premier document, laissez le type et la direction sur Reconnaître automatiquement.
Le document apparaîtra immédiatement dans la liste avec le statut En attente, puis En traitement. Le traitement s'effectue sur le serveur, vous pouvez donc fermer votre navigateur et revenir plus tard.
2. Traitement
Ce qui se passe entre-temps :
- Le texte est extrait du fichier. Pour un PDF numérique, il vient directement de la couche de texte, pour une numérisation et une photo via OCR, si vous l'avez activé. La photo est redressée avant transcription.
- Le modèle reconnaît le type de document (facture, reçu, reçu de carburant) et lit les champs individuels — fournisseur, client, montants, dates, articles.
- Des contrôles sont lancés : totaux des articles par rapport à la base d'imposition, checksum de l'IČO, format de l'IBAN, taux de TVA, validité du DIČ dans le registre VIES, et d'autres.
- Le document passe à l'état En attente de contrôle. Si vous avez désactivé le contrôle dans les paramètres, il passera directement à Terminé.
3. Contrôle
En cliquant sur le nom du document, une fenêtre s'ouvre : à gauche l'original, à droite le formulaire avec les données. Au-dessus du formulaire se trouve une liste des découvertes — ce que les contrôles ont trouvé et pourquoi le document est en attente.
Par défaut, chaque document attend confirmation. Tant que vous ne le confirmez pas, il ne peut pas être téléchargé ni envoyé à la comptabilité, et aucun webhook ne sera envoyé. Si vous ne souhaitez pas confirmer chaque document, vous pouvez dans les paramètres activer les contrôles uniquement pour les documents avec des découvertes, ou les désactiver complètement.
4. Sortie
Il est possible de télécharger dans n'importe quel format, pas seulement celui que vous avez choisi lors du chargement : ISDOC, Pohoda, Money S3, UBL, CII, JSON, XML, CSV, Excel, PDF, et d'autres. Le téléchargement est gratuit, même plusieurs fois. Ou vous pouvez envoyer le document directement à la comptabilité connectée en utilisant le bouton à côté de la ligne.
Astuce : avant de commencer à télécharger un lot, vérifiez sur un document que votre comptabilité accepte bien le fichier généré. Un format conforme à la norme n'est pas toujours compatible avec l'importation d'un programme spécifique.