Elaborazione del primo documento
Percorreremo tutto il percorso dal file all'uscita. Tieni presente che il primo documento richiederà qualche minuto — non per l'elaborazione, ma perché guarderai cose che dopo prenderai come scontate.
1. Caricamento
Nella scheda Documenti c'è un'area in alto per il trascinamento dei file. Trascina su di essa un PDF, oppure fai clic su di essa e seleziona il file. Può gestire anche più file contemporaneamente (massimo venti in un'unica operazione) e anche foto dal cellulare.
Sopra l'area c'è una selezione di raccoglitore, tipo di documento, formato di destinazione e direzione. Per il primo documento lascia il tipo e la direzione su Riconosci automaticamente.
Il documento apparirà subito nell'elenco con lo stato In attesa in coda, poi Elaborazione in corso. L'elaborazione avviene sul server, quindi puoi chiudere il browser e tornare più tardi.
2. Elaborazione
Cosa succede nel frattempo:
- Il testo viene estratto dal file. In un PDF digitale direttamente dal livello di testo, in uno scansione o foto tramite OCR, se lo hai attivato. La foto viene allineata prima della trascrizione.
- Il modello riconosce il tipo di documento (fattura, ricevuta, ricevuta di carburante) e legge i singoli campi — fornitore, cliente, importi, date, articoli.
- Vengono eseguite verifiche: somme degli articoli contro la base imponibile, cifra di controllo IČO, formato IBAN, aliquote IVA, validità del DIČ nel registro VIES e altro ancora.
- Il documento passa allo stato In attesa di controllo. Se hai disattivato il controllo nelle impostazioni, passerà direttamente a Completato.
3. Controllo
Facendo clic sul nome del documento si apre una finestra: a sinistra l'originale, a destra il modulo con i dati. Sopra il modulo c'è un elenco di segnalazioni — cosa hanno trovato i controlli e perché il documento è in attesa.
Per impostazione predefinita, ogni documento è in attesa di conferma. Finché non lo confermi, non può essere scaricato o inviato alla contabilità e non verrà inviato il webhook. Chi non vuole confermare tutto, può nelle impostazioni attivare il controllo solo per i documenti con segnalazione, o disattivarlo completamente.
4. Uscita
Puoi scaricare in qualsiasi formato, non solo in quello che hai scelto durante il caricamento: ISDOC, Pohoda, Money S3, UBL, CII, JSON, XML, CSV, Excel, PDF e altro. Il download è gratuito, anche se effettuato ripetutamente. Oppure invia direttamente il documento alla contabilità collegata con il pulsante accanto alla riga.
Suggerimento: prima di iniziare a caricare un lotto, verifica su un documento che la tua contabilità accetti realmente il file generato. Un formato conforme allo standard potrebbe non passare l'importazione di un programma specifico.