Совместное использование папки
Папка может быть поделена с другим пользователем ParseDoc. Обычно это внешний бухгалтер или коллега, который обрабатывает документы. Делиться может только аккаунт на платном тарифе; у гостя не должно быть никакого тарифа.
Уровни
| Уровень | Разрешено |
|---|---|
| Только для чтения | Просматривать, скачивать и экспортировать документы |
| Проверка документов | Дополнительно подтверждать документы на проверке и возвращать их на проверку |
| Полный доступ | Дополнительно добавлять, удалять, переименовывать и перерабатывать документы |
Уровень Проверка документов — это то, что вы хотите предоставить бухгалтеру. Это позволит ему проверить и подтвердить документы, но не добавлять их в папку или удалять из нее.
Сама папка остается собственностью владельца даже при полном доступе: гость не может переименовать ее, архивировать, изменять ее стандартные настройки или приглашать других людей.
Приглашение
Совместное использование осуществляется через управление папками с помощью приглашения на электронную почту. Одну папку можно поделить максимум с пятью людьми. Приглашенный не должен иметь аккаунт заранее — приглашение поступит на аккаунт, как только он войдет с этим электронным адресом.
Приглашение появится у гостя в окне сразу после входа в систему; если у него подключен Telegram, ему также сообщит об этом бот. Мы не отправляем электронное письмо с приглашением, поэтому дайте ему знать сами. Гость может принять его или скрыть — скрытое приглашение остается записанным, и владелец видит его как Скрыто гостем.
Пока вторая сторона не примет его, приглашение будет видно как ожидающее. Владелец может в любой момент изменить уровень доступа или отменить совместное использование; документы при этом не исчезнут, просто гость перестанет их видеть.
Кредиты при совместном использовании
Кредит принадлежит тому, кому принадлежит папка, а не тому, кто загрузил документ. Документ принадлежит владельцу, и в его активности видно, кто его добавил. Когда владелец переходит на тариф Free, совместное использование приостанавливается, и после оплаты возобновляется.
Что не видит приглашенный
Только совместно используемую папку с отметкой Поделился .... Он не видит другие папки, настройки аккаунта, выставление счетов, подключение к бухгалтерии или активность владельца. Документы из совместно используемой папки не учитываются в его отчетах, а удаленные документы из совместно используемой папки может восстановить из корзины только владелец.