Идентичность компании и направление документа
Направление документа — полученный или выданный — определяется путем сравнения идентичности вашего аккаунта с поставщиком и покупателем в документе.
Как это работает
- В документе есть две стороны: поставщик и покупатель.
- Сервис пытается найти ваше IČO или чешское DIČ на одной из них.
- Если он находит его у покупателя, документ полученный. Если у поставщика, выданный. Совпадение IČO имеет приоритет и перекрывает направление, которое вы выбрали при загрузке.
- Если IČO нигде нет, название компании сравнивается с допускаемыми опечатками. Совпадение названия определяет направление только там, где вы разрешили его распознать. Если вы выбрали направление самостоятельно, а название говорит об обратном, возникает конфликт.
- Если ничего не совпадает, документ считается полученным.
В детали документа видно, по каким критериям было определено направление: по IČO, по названию или что ваша компания в документе отсутствует.
Почему IČO, а не название
Названия в документах пишутся по-разному: «Alfa s.r.o.», «ALFA sro», «Alfa, spol. s r. o.». Сравнение названий — это лишь резервный способ, который ищет схожесть, а не точное соответствие. IČO однозначно, поэтому здесь допускаемость не применяется: две компании могут иметь IČO, отличающееся всего одной цифрой.
Где устанавливается идентичность
В двух местах, и порядок имеет значение:
- В папке — кнопкой Кто я в Управлении папками. Это имеет приоритет, и это требуется бухгалтерской компанией.
- В аккаунте (Настройки → Моя компания) — используется, когда папка не имеет собственной идентичности.
Без заполненной идентичности выбор Автоматически распознать при загрузке не предлагается, и документ считается полученным, пока вы не скажете иначе.
В строке папки видно, что для ее документов применимо: либо собственное имя и IČO, либо то же значение с примечанием из настроек аккаунта, или предупреждение о том, что идентичность нигде не установлена.
Несколько собственных компаний
Если вы ведете несколько компаний в одном аккаунте, создайте для каждой отдельную папку с собственным идентичностью. Настроить обе на аккаунт невозможно, и это не имеет смысла — сервис не распознал бы, к какой из них относится документ.
Поиск в ARES
Везде, где вводится идентичность — в приветственном окне, в настройках аккаунта и в папке — IČO и название можно найти в реестре ARES кнопкой Загрузить из ARES: с заполненным IČO он дополнит официальным названием, с частью названия (не менее трех знаков) предложит список компаний на выбор. Реестр используется только здесь, на документы он не запрашивается.