Identità dell'azienda e direzione del documento
La direzione del documento — ricevuto o emesso — viene determinata confrontando l'identità del tuo account con il fornitore e il cliente presenti nel documento.
Come funziona
- Nel documento ci sono due parti, il fornitore e il cliente.
- Il servizio cerca di trovare il tuo IČO o il DIČ ceco che lo contiene in una delle due.
- Se lo trova presso il cliente, il documento è ricevuto. Se presso il fornitore, è emesso. La corrispondenza dell'IČO è sicura e prevale sulla direzione che hai scelto durante il caricamento.
- Se l'IČO non è presente, viene confrontato il nome dell'azienda con una tolleranza per errori di battitura. La corrispondenza del nome determina la direzione solo dove hai lasciato che venisse riconosciuto. Se hai scelto la direzione tu stesso e il nome dice il contrario, si genera un'irregolarità.
- Se nulla corrisponde, il documento è considerato ricevuto.
Nei dettagli del documento è visibile su quale base è stata determinata la direzione: in base all'IČO, al nome, o che la tua azienda non è presente nel documento.
Perché IČO e non nome
Il nome è scritto in modi diversi nei documenti: “Alfa s.r.o.", “ALFA sro", “Alfa, spol. s r. o.". Il confronto dei nomi è quindi solo un metodo secondario, che cerca somiglianze, non corrispondenze. L'IČO è univoco, quindi non è concessa tolleranza: due aziende possono avere IČO che differiscono solo per una cifra.
Dove si imposta l'identità
In due luoghi, e l'ordine è decisivo:
- Nel raccoglitore — con il pulsante Chi sono nella Gestione dei raccoglitori. Ha la priorità e questo vuole il commercialista.
- Nell'account (Impostazioni → La mia azienda) — viene utilizzato se il raccoglitore non ha un'identità propria.
Senza un'identità compilata, l'opzione Riconoscere automaticamente durante il caricamento non è disponibile e il documento è ricevuto fino a quando non dici diversamente.
Nella riga del raccoglitore è visibile cosa vale per i suoi documenti: o il proprio nome e IČO, o lo stesso valore con la nota dall'impostazione dell'account, o un avviso che l'identità non è impostata da nessuna parte.
Più aziende proprie
Se gestisci più aziende in un unico account, assegna a ciascuna un proprio raccoglitore con una propria identità. Non è possibile impostarle entrambe sull'account e non avrebbe senso — il servizio non riconoscerebbe a quale di esse appartiene il documento.
Ricerca in ARES
Ovunque l'identità venga inserita — nella finestra di benvenuto, nelle impostazioni dell'account e nel raccoglitore — l'IČO e il nome possono essere ricercati nel registro ARES con il pulsante Carica da ARES: con l'IČO compilato aggiunge il nome ufficiale, con una parte del nome (almeno tre caratteri) offre un elenco di aziende da selezionare. Il registro viene utilizzato solo qui, non si fa domande sui documenti.