Identita firmy a směr dokladu
Směr dokladu — přijatý nebo vydaný — se určuje tak, že se porovná identita vašeho účtu s dodavatelem a odběratelem na dokladu.
Jak to funguje
- Na dokladu jsou dvě strany, dodavatel a odběratel.
- Služba zkusí na jedné z nich najít vaše IČO, nebo české DIČ, které ho obsahuje.
- Když ho najde u odběratele, je doklad přijatý. Když u dodavatele, vydaný. Shoda IČO je jistota a přebije i směr, který jste zvolili při nahrání.
- Když IČO nikde není, porovná se název firmy s tolerancí na překlepy. Shoda názvu určí směr jen tam, kde jste ho nechali rozpoznat. Když jste směr zvolili sami a název říká opak, vznikne nález.
- Když nesedí nic, bere se doklad jako přijatý.
V detailu dokladu je vidět, podle čeho se směr určil: podle IČO, podle názvu, nebo že vaše firma na dokladu není.
Proč IČO a ne název
Název se na dokladech píše různě: „Alfa s.r.o.", „ALFA sro", „Alfa, spol. s r. o.". Porovnání názvů je proto jen záložní cesta, která hledá podobnost, ne shodu. IČO je jednoznačné, proto se na něj tolerance nepouští: dvě firmy můžou mít IČO lišící se v jediné číslici.
Kde se identita nastavuje
Na dvou místech, a to pořadí rozhoduje:
- U šanonu — tlačítkem Kdo jsem ve Správě šanonů. Má přednost a tohle chce účetní firma.
- U účtu (Nastavení → Moje firma) — použije se, když šanon vlastní identitu nemá.
Bez vyplněné identity se volba Rozpoznat automaticky při nahrávání nenabízí a doklad je přijatý, dokud neřeknete jinak.
V řádku šanonu je vidět, co u jeho dokladů platí: buď vlastní jméno a IČO, nebo tatáž hodnota s poznámkou z nastavení účtu, nebo upozornění, že identita není nastavená nikde.
Víc vlastních firem
Pokud vedete víc firem v jednom účtu, dejte každé vlastní šanon s vlastní identitou. Nastavovat obě na účet nejde a ani by to nedávalo smysl — služba by nepoznala, ke které z nich doklad patří.
Dohledání v ARES
Všude, kde se identita zadává — v uvítacím okně, v nastavení účtu i u šanonu — jde IČO a název dohledat v rejstříku ARES tlačítkem Načíst z ARES: s vyplněným IČO doplní oficiální název, s částí názvu (aspoň tři znaky) nabídne seznam firem k výběru. Rejstřík se používá jen tady, na doklady se neptá.