Eigene Schemas

Wenn Sie aus einem Dokument etwas auslesen müssen, das in den System-Schemas nicht vorhanden ist, definieren Sie Ihr eigenes.

Wann es sinnvoll ist

• Ein Dokument von einem Lieferanten mit einem nicht standardmäßigen Layout.
• Branchenspezifik: Wiegescheine, Prüfprotokolle, Tankkarten.
• Felder, die Sie für Ihr System benötigen und die sonst nirgends vorkommen.

Beachten Sie, dass ein Dokument aus einem eigenen Schema nicht an die Buchhaltung gesendet oder in Buchhaltungsformate exportiert werden kann — diese lesen feste Felder der Rechnung. Es bleiben JSON, XML, YAML, CSV, Excel und PDF. In Auswertungen wird nur das Dokument berücksichtigt, das ein zahlenmäßiges Feld TotalAmount hat.

Wie man es definiert

Mit dem Editor im Tab Schemas. Es wird im JSON Schema verfasst — ein Objekt mit properties, jedes Feld hat type und description, Listen als array mit items. Wer den Standard kennt, wird nicht überrascht sein; wer nicht, beginnt mit einer Vorlage (Rechnung, Umsatzsteuerrechnung, Quittung, Lieferschein, minimal) oder einer Kopie des System-Schemas.

Links, allOf, oneOf, Bedingungen und ähnliche Konstruktionen werden vom Editor nicht akzeptiert; das Schema muss ein flacher Baum von Feldern sein. Die Kopie des System-Schemas bringt auch dessen Beschreibung für das Modell mit, sodass es genauso gut erkannt wird wie das Muster; mit der Schaltfläche Trennen wird es zu einem normalen eigenen Schema.

Die Feldbeschreibung ist eine Anleitung für das Modell

Das ist das Wichtigste auf der ganzen Seite. description dient nicht nur dem Menschen, sondern wird auch vom Modell gelesen. Der Unterschied zwischen „Auftragsnummer" und „Auftragsnummer, beginnt mit Z- und hat sechs Ziffern, ist oft in der oberen rechten Ecke beim Barcode“ ist in Bezug auf den Erfolg enorm.

Grenzen

Die Anzahl der Felder richtet sich nach dem Tarif: 80 für Free und Starter, 160 für Business, 240 für Scale. Verschachtelte Felder und Positionfelder werden ebenfalls gezählt. Namen und Beschreibungen werden dem Modell bei jedem Dokument übermittelt, sodass ein längeres Schema eine teurere Verarbeitung bedeutet.

Testen

Der Editor überprüft die Syntax fortlaufend und lässt die Speicherung nicht zu, solange das Schema nicht korrekt ist. Es kann nur mit einem echten Dokument getestet werden: Laden Sie es mit dem ausgewählten Schema hoch oder wählen Sie bei einem fertigen Dokument Erneut verarbeiten. Beides kostet Credits wie die reguläre Verarbeitung.

Änderungen und Löschungen

Das angepasste Schema gilt für die weitere Verarbeitung. Dokumente, die bereits verarbeitet wurden, behalten die Daten so, wie sie entstanden sind. Ein Schema, nach dem mindestens ein Dokument erkannt wurde, kann nicht gelöscht werden — die Dokumente würden sonst die Kontrollformular verlieren.